امکانات دفاتر مجازی sme.ir
	مروری بر امکانات شبکه تجاری شهرک‌های صنعتی مرکز تجاری (Trade Floor) مرکز اصلی مشاهده اطلاعات موجود در شبکه می‌باشد که مراجعه کنندگان عمومی و غیر عضو اطلاعات خود را از این بخش دریافت می‌کنند. با انجام جستجوهای مختلف به شرکت و یا محصولات مورد نظر خود می رسند. و اطلاعات کامل‌تر را در صفحه profile کالا، صفحه آغازین شرکت، صفحه اختصاصی استان یا شهرک پیدا می‌کنند. موارد ارائه شده در این بخش عبارتند از: محصولات، شرکت‌ها، استان‌ها و شهرک‌های صنعتی. که در هربخش مراجعه کنندگان می توانند با مشاهده لیست و یا انجام جستجو به نتایج مورد نظر خود دسترسی پیدا کنند. صفحه‌ی خانگی (Home Page) هر شرکتی که عضو شبکه می‌شود یک صفحه آغازین شخصی به او تعلق می‌گیرد. اطلاعاتی که در بخش تنظیم اطلاعات شرکت خود وارد کرده در این بخش نمایش داده می‌شوند. از این میان می‌توان به اطلاعات دفتر مرکزی، اطلاعات تماس، اطلاعات تجاری و ... اشاره کرد. این صفحه برای افراد عادی(افرادی که عضو سیستم نیستند نیز به صورت مستقیم قابل دسترس می‌باشد.) مثال:example.sme.ir بازدید کنندگان از طریق دفتر اعضا می توانند به صورت مستقیم برای آنها نامه یا کارت معرفی ارسال کنند، بازدیدکنندگان می‌توانند به صورت مستقیم محصولات شرکت، فایل‌های به اشتراک گذاشته شده و لینک‌های اینترنتی مرتیط وارد شده توسط صاحب دفتر را مشاهده کنند. داخل دفاتر هنگامی که کاربران عضو سیستم وارد سیستم می شوند، یک سری امکانات در اختیار آنها قرار می‌گیرد که عبارتند از: کارت معرفی کارت‌های معرفی ، کارت‌های الکترونیکی می‌باشند که به منظور معرفی یک شرکت به دیگران ارائه می شود این اطلاعات شامل اطلاعات ، سمت در محل کار ، و اطلاعات تماس و پیغام کوتاه می‌باشد. هنگامی که صاحبان دفاتر کارت معرفی ارسال می‌کنند این کارت به صندوق پستی گیرنده ارسال می‌شود، اما هنگامی که مراجعه کنندگان به صفحات آغازین(افراد غیر عضو) کارت معرفی ارسال می‌کنند ، این کارتها از طریق گزینه کارت‌های معرفی‌های دریافتی در دفتر کاربران قابل مشاهده می‌باشد. هنگامی که کاربران وارد این بخش می‌شوند، لیست کارتهای معرفی دریافت شده را مشاهده می کنند، این لیست اطلاعات مختصری از کارتها را به نمایش می‌گذارد و کاربران برای مشاهده اطلاعات کامل بر روی لینک جزئیات در مقابل هرکارت کلیک کنند. هنگامی که کاربر جزئیات کارت‌های معرفی دریافتی را مشاهده می‌کند می توانند پاسخی را به آدرس پست الکترونیک ارسال کننده کارت معرفی ارسال نماید. در لیست کارتهای معرفی ارسالی لینکی در نظر گرفته شده تا کاربر بتواند اطلاعات کارت معرفی‌های ارسالی دریافتی خود را به دفترچه تماسش بیفزاید. این عملیات فقط با کلیک بر روی لینک در نظر گرفته شده در مقابل هر پیغام انجام می‌شود. کاربر می تواند با کلیک بر روی لینک حذف در مقابل هر کارت، آن کارت معرفی را حذف ‌کند. مدیریت محصولات یکی از اهداف اصلی راه اندازی این شبکه، بهینه سازی روند ارائه معرفی محصولات برای شرکت‌هاست. این بخش به کاربران اجازه می‌دهد که محصولات شرکت خود را در صفحه آغازین شرکت خود و در مرکزتجاری(صفحه آغازین اصلی سایت) به مراجعه کنندگان ارائه کنند.در این قسمت کاربران می‌توانند از هریک از محصولات خود یک عکس در اختیار سایت قرار داده تا به بازدیدکنندگان ارائه نماید. کاربران در این قسمت به مدیریت محصولات خود می پردازند. کاربر می‌تواند به لیست محصولات خود محصول بیفزاید یا یک محصول را از لیست حذف کند و یا مشخصات آن را به روز نماید. معرفی محصول در این بخش کاربران محصولات خود را به دیگران معرفی می‌کنند. در صفحه آغازین این بخش کاربران در لیست معرفی محصولات دریافتی و ارسالی مشاهده می‌کنند یکی از این لیست‌ها(اول) مربوط به محصولاتی است که از طرف سایر شرکت‌ها ارسال شده است، و لیست دوم مربوط به محصولاتی است که توسط کاربر ارسال شده است. این بخش به کاربر این اجازه را می‌دهد که محصولات خود را به یک اعضای یک یا چند صنعت خاص ارسال کند. این بدان معنی است که کاربر نمی‌تواند از این بخش کاتالوگ محصول خود را به یک شرکت خاص ارسال کند و کاتالوگ محصول به اعضای یک یا چند صنعت ارسال می‌شود. اعلام نیاز کاربران با استفاده از این بخش می‌توانند نیازهای شرکت خود را به اعضای صنایع دیگر که عضو شبکه می‌باشند برسانند. برای مثال کاربر می‌توانند یک درخواست تهیه‌ی نرم افزار حسابداری را به تمام شرکت‌های کامپیوتری که عضو این شبکه هستند، ارسال کند. شرکت‌های عضو این پیغام را دریافت می‌کنند. و در صورتی که این محصول را داشته باشند یا تمایل به تولید آن داشته باشند با ارسال کننده پیغام ارتباط برقرار می‌کنند. پست الکترونیک صندوق پست الکترونیک امروزه به یکی از ابزار ضرروری تجارت تبدیل شده است. با استفاده از این ابزار می‌توان در کمترین زمان و بدون محدودیت زمانی با هرکجای دنیا که نیاز باشد ارتباط برقرار کنیم. به تمام شرکت های عضو شبکه یک صندوق پست الکترونیک معادل نام کاربری آنها اختصاص داده می‌شود. یکی از امکاناتی که این بخش در اختیار کاربران قرار می دهد ارسال نامه گروهی می‌باشد. کاربران می‌توانند یک نامه را به گروهی از افراد که آدرس و مشخصات آنها در دفترچه تماس (توسط کاربر) ثبت شده ارسال کند. صندوق پست الکترونیکی که در اختیار کاربر قرار می‌گیرد از نوع POP3 بوده و این قابلیت را نیز در اختیار کاربران قرار می‌دهد که نامه‌های خود را بدون مراجعه به دفتر خود چک کنند این قابلیت باید توسط کاربران فعال شود(پیش فرض غیر فعال می‌باشد).برای این منظور باید در پست الکترونیک به بخش انتخاب‌ها مراجعه کرد. به منظور مدیریت بهتر نامه‌ها و دسترسی آسان به آنها، کاربران می‌توانند نامه‌های خود را در شاخه‌های مختلف دسته بندی کنند. یکی دیگر از امکاناتی که به منظور سهولت برقراری ارتباط با طرف‌های تجاری خارجی در اختیارکاربران قرار گرفته بخش بررسی املا است، که املاء متن نامه‌های که به زبان انگلیسی نوشته شده است را انجام می دهد. از مزایای دیگر این سیستم امکان استفاده از اطلاعات موجود در بخش دفترچه تماس برای تکمیل آدرس گیرنده در پست الکترونیک به صورت مستقیم می‌باشد. انجمن‌ها مرکز تبادل اطلاعات یا بحث‌های آزاد علمی با دسته بندی بر طبق صنایع مختلف بخش انجمن‌های سایت می‌باشد. در این بخش کاربران می‌توانند سوال‌های خود که ارتباط با عناوین انجمن‌ها داشته باشد، را مطرح کنند و کاربران دیگر به آنها پاسخ گویند. در واقع این بخش یک تابلو اعلانات می‌باشد که کاربران می‌توانند در آن به بحث(البته به صورت offline) بپردازند. شباهت‌های موجود میان گفت‌وگو و انجمن‌ها: هر دو ابزار گفت‌وگو بین دو یا چند نفر می‌باشند. تفاوت‌های میان برقراری ارتباط از طریق گفت‌وگو و انجمن‌ها: در ارتباط از طریق گفت‌وگو(chat) طرفین می‌بایست برخط(online) باشند ولی در انجمن ها عامل همزمانی هیچ تاثیری ندارد. در انجمن‌ها کاربر یک موضوع را مطرح می‌کند و سایر کاربران می‌توانند در فرصت‌های بعدی مراجعه کرده و ابتدا پیغام را مشاهده کنند و سپس اگر پاسخ آن را بدانند به آن پاسخ دهند. کلاً گفت‌وگو به صورت همزمان می‌یاشد(online) ولی انجمن‌ها غیرهمزمان(offline) یعنی کاربران به صورت رودر رو باهم گفت‌وگو نمی‌کنند. گفت‌وگو به صورت خصوصی است که دو یا چند نفر به صورت اختصاصی با هم صحبت می‌کنند ولی طرفین انتخاب شده (دعوت شده‌اند) ولی در انجمن‌ها پیغام‌ها برای همه قابل مشاهده می‌باشد. معمولا سئولات و بحث‌های عمومی و مفید یا مطلبی که برای همه سودمند باشد در انجمن‌ها مطرح می‌شود. البته در گفت‌وگو هم کانال‌های وجود دارد که ورود به آنها برای همگان آزاد می‌باشد ولی پیغام‌های رد و بدل شده قابل بازیابی نمی‌باشند. زمان‌بندی ملاقات یکی از دستاوردهای دنیای مجازی اینترنت، حذف فاصله‌های مکانی می‌باشد. شما به راحتی می‌توانند به صورت بر خط از قاره‌ای به قاره‌ دیگر ارتباط برقرار کنید. در این راستا این شبکه به مشترکین خود این امکان را می‌دهد که بتوانند با مشتریان خود نشستی مجازی داشته باشند. یکی دیگر از امکاناتی که در بخش زمان‌بندی ملاقات درنظر گرفته‌شده دعوت جمعی از افراد به یک جلسه می‌یاشد این افراد از طریق پست الکترونیک به جلسه دعوت می‌شوند مکان جلسه می‌تواند خارج یا داخل(گفت‌وگوی صوتی یا متنی از طریق پیغام رسان) محیط اینترنت باشد. کاربران می‌توانند با مراجعه به قسمت تقویم قرارهای ملاقات آینده خود را مرور کنند. هنگامی که کاربر در روزی که قرار ملاقات دارد، وارد دفتر می‌شود در صفحه اول دفتر تعداد قرارهای ملاقات امروز به او گوش‌زد می‌شود. مراجعه کنندگان به صفحه آغازین کاربران می‌توانند از آنها درخواست وقت ملاقات کنند. این کار با تکمیل فرمی که در صفحه آغازین کاربران بدین منظور در نظر گرفته شده انجام می‌شود.درخواست کننده هنگام تکمیل فرم باید این نکته را در نظر بگیرد که گزینه مربوط به اختلاف ساعت و زمان ملاقات را درست تکمیل کند که صاحب دفتر بتواند به موقع سر قرار حاضر شود. دفترچه تماس دفترچه تماس ابزار مدیریت اطلاعات شما از دیگران می‌باشد. اطلاعاتی که شما درون سرسید یا دفترچه تلفن خود یادداشت می‌کنید در این بخش به صورت سازماندهی شده‌ای قابل ذخیره می‌باشد. کاربران می‌توانند به منظور مدیریت و گروه‌بندی بهتر اطلاعات خود، اطلاعات موجود در دفترچه تماس خود را در شاخه‌های جداگانه ذخیره کنند. کاربران در تعداد رکوردهای موجود در دفترچه تماس خود هیچ محدودیتی ندارند، ولی هرگاه که احساس نیاز کنند می‌توانند از اطلاعات موجود در دفترچه‌تماس خود در قالب Microsoft Outlook نسخه پشتیبان تهیه کنند. این کار فقط با کلیک بر روی لنیکی که به این منظور در پایین صفحه در نظر گرفته شده انجام می‌شود. همانطور که در بخش‌های قبلی نیز ذکر شد، کاربران می‌توانند از اطلاعات موجود در دفترچه تماس در بخش‌های دیگر نیز استفاده کرد. مثلا هنگام ارسال پست الکترونیک می‌توان اطلاعات دریافت کننده را از دفترچه تماس دریافت کنند. جلسه گفت‌وگو اعضای شبکه می‌توانند در جلسات و نشست‌های بین دفاتر شرکت کنند. در این بخش قابلیت‌های مرسوم برنامه‌های پیغام‌رسان همچون فهرست دوستان، گفت‌وگوی خصوصی و عمومی و دریافت و ارسال پیغام‌ها به صورت همزمان ارایه می‌گردد. در این قسمت افراد مختلف از داخل و یا خارج از سیستم با هم به گفت‌وگو و تبادل نظر می‌پردازند.مسئول یک دفتر می‌تواند با شخص یا اشخاصی از طریق این سیستم جلسه و تبادل نظر داشته باشد. حضور افراد در این سیستم بصورت بر خط است یعنی افراد باید بصورت هم زمان با هم صحبت کنند و در این قسمت متن پیام‌های رد و بدل شده قابل بازیابی نیستند. در این سیستم هر کاربر می‌تواند برای خود یک کانال(اتاق گفت‌وگوی عمومی) ایجاد کند. و سایرین می‌توانند به کانال او بصورت آزاد مراجعه کنند. و با او به صحبت و تبادل نظر بپردازند. لیست وظایف کاربران می‌توانند وظایفی که به آنها محول می شود را در این قسمت ثبت کنند و این سیستم موعد انجام کار را به کاربران گوش‌زد می‌کند. این مطلب هنگام مراجعه به صفحه اصلی قابل مشاهده است. موارد جزئی‌تر کار نیز با مراجعه به این بخش قابل مشاهده می‌باشد. تقویم تقویم بصورت شمسی و میلادی می‌باشد که کاربران می توانند آن را مرور کنند و لیست وظایف و کارهای خود را در آن مشاهده کنند. روزهای که کاربر قرار ملاقات دارد با رنگی متفاوت قابل مشاهده می‌باشند در این تقویم ساعات نیز قابل مشاهده می‌باشد و ساعت ملاقات را نیز می‌توان مشاهده کرد. در قسمتی از این بخش کاربران می‌توانند ساعات کاری خود را تنظیم نمایند تا مراجعه کنندگان نتوانند خارج از ساعات کاری از آنها زمان ملاقات درخواست کنند. مدیریت فایل در این قسمت کاربران می‌توانند فایل‌های مربوط به کار خود را قرار دهند. فایل‌های که در این قسمت قرار می‌گیرند برای بازدید کنندگان در صفحه آغازین کاربران قابل مشاهده است، برای اینکه یک فایل در اختیار عموم قرار نگیرد دو راه حل وجود دارد یکی اینکه رمز دسترسی برای فایل تنظیم کنیم و دیگری اینکه فیل را خصوصی کنیم که در این صورت دیگر در صفحه آغازین قابل مشاهده نخواهد بود. این دو گزینه هر دو هنگام افزودن فایل قابل تنظیم می‌باشند. برای مدیریت راحتتر فایل‌ها، کاربر می‌تواند فایل‌های خود را در شاخه‌های مختلف نگهداری کند. دفترچه یادداشت نکات و موارد مهم را در این قسمت می‌توان ذخیره کرد. عملکرد این قسمت همانند یک دفترچه یادداشت خصوصی می‌باشد. هیچ محدودیتی در طول و تعداد یاداشت‌ها نیست ولی پیشنهاد می شود یادداشت‌های بلند را در قالب فایل در بخش مدیریت فایل ذخیره کرد. آدرس‌های اینترنتی لینک‌های اینترنتی مفید خود را در این قسمت می‌توانید ذخیره کنید. کاربر می تواند لینک های مرتبط را در یک شاخه ذخیره کند تا دسترسی به آنها آسانتر باشد. معمولا این لینک‌ها، لینک سایت‌های هستند که در زمینه‌های مرتبط با صنعت شرکت کاربر هستند و برای آشنایی بیشتر با کار شرکت توسط کاربر در صفحه آغازین کاربر قرار می‌گیرد. راهنما راهنما و دستور العمل استفاده کاربر از قسمت‌های مختلف سایت. تنظیم اطلاعات کاربر برای تنظیم زبان و سوال امنیتی کاربران به این بخش باید مراجعه کنند. سوال امنیتی سوالی است که هنگامی که کاربری که رمز عبور خود را فراموش می‌کند از او پرسیده می‌شود و در صورت درست بودن، رمز عبور به او داده می‌شود و برای امنیت بیشتر به صورت سوال و جواب است. تنظیم اطلاعات شرکت تنظیم اطلاعات کاربری، دفترمرکزی ، تجاری ، تماس و پیشینه شرکت در این بخش وارد می‌شوند و این اطلاعات در اختیار بازدید کنندگان از صفحه آغازین قرار می‌گیرد. چند نکته: برای تغییر صنعت و نام قانونی با مدیر سیستم تماس بگیرید. کاربران نمی‌توانند نام کاربری خود را تغییر دهند. شعار تبلیغاتی، پیغامی است که در صفحه آغازین کاربر به مراجعه کنندگان زیر تصویر واحد صنعتی قرار می‌گیرد. اطلاعات اضافی درباره شركت، متنی است که هنگام جستجوی شرکت‌ها در مرکز تجاری(HomePage) سایت به بازدید کنندگان نشان داده می‌شود. این متن باید در مورد شرکت شما یا زمینه فعالیت شرکت شما باشد. علاوه بر این، متن فوق هنگام مشاهده اطلاعات شرکت شما در صفحه آغازین نیز مشاهده می‌شود. پیغام خوش‌آمد گویی، این پیغام نیز در صفحه آغازین به کاربران نشان داده می‌شود، این پیغام یک پیغام خوش آمد گویی ساده به هر زبانی که علاقه دارید، می‌تواند باشد. تنظیم رمز عبور در صورتی که کاربری تمایل داشته باشد می‌تواند رمز عبور خود را در این بخش تعویض کند، این نکته مهم می‌باشد که برای تعویض رمز عبور یک بار رمز عبور جاری شما پرسیده می‌شود. و به منظور جلو گیری از اشتباهات کاربران در هنگام وارد کرد رمز عبور جدید باید کاربر دوبار رمز عبور خود را وارد کند، که از املا رمز عبور خود مطمئن باشد. تصویر واحد صنعتی این تصویر برای مشاهده کاربران در صفحه آغازین ازکاربر دریافت می‌شود. اندازه‌ و فرمت و نوع تصویر مهم می‌باشد حتما به نکات ذکر شده توجه کنید. و اگر باز هم به مشکل برخورد کردید با مدیر سیستم تماس بگیرد و از او راهنمایی بخواهید. تنظیم امکانات دفتر شاید تمام امکانات موجود در دفاتر برای همه کاربران مفید نباشد یا نتوانند از تمام گزینه‌های موجود استفاده کنند، کاربران می‌توانند با مراجعه به این بخش امکانات موجود در دفتر خود را بصورت شخصی(کم یا زیاد) تعریف کنند. تنظیم ظاهر دفتر کاربران با مراجعه به این بخش می‌توانند پوسته دفترکار خود را تغییر دهند. یک نکته هنگام تغییر پوسته دفتر کار مهم می‌باشد: در پوسته‌های مختلف مکان گزینه‌ها مختلف متفاوت می‌باشد، مثلا امکان دارد منو یک بار در سمت راست باشد و بار دیگر در بالای صفحه قرار گیرد. صفحه شخصی کاربران(HomePage) در این سیستم به هر یک از کاربران یک صفحه آغازین تعلق می‌گیرد. که در آنها اطلاعات شرکت‌های کاربران، محصولات آنها، آرم و سایر اطلاعات شرکت در اختیار بازدید کنندگان قرار می‌گیرد. آدرس این صفحات که به صورت اتوماتیک برای هرکاربر ایجاد می‌شود، مثلا برای کاربری با شناسه کاربری example برابر example.sme.ir خواهد بود. برای بازدید کنندگان از صفحات آغازین امکاناتی در نظر گرفته شده که در ادامه به شرح آنها خواهیم پرداخت. مشاهده اطلاعات شرکت: این اطلاعات شامل اطلاعات تجاری و اطلاعات تماس می‌باشد. مشاهده محصولات شرکت: لیستی کامل از محصولات شرکت همراه با جزئیات آنها جلسه گفت‌وگو: کاربرانی که از صاحبان دفاتر درخواست وقت ملاقات در اینترنت کرده‌اند می‌توانند از این ابزار جهت انجام گفت‌وگو با صاحب دفتر استفاده کنند ولی این نکته را باید متذکر شد که برای انجام این گفت‌وگو می‌بایست نرم افزار JVM بر روی سیستم هر دو کاربر نصب شده باشد. آدرس‌های اینترنتی مهم(مورد علاقه) کاربران:در اینجا آدرس‌های اینترنتی کاربر که به صورت عمومی انتخاب کرده است، مشاهده خواهند شد. صندوق پستی: مراجعه کنندگان از این طریق می‌توانند برای کاربران(صاحب همان دفتر) نامه الکترونیک ارسال نمایند. ارسال کارت معرفی: مراجعه کنندگان می‌توانند با رفتن به این بخش یک کارت معرفی برای صاحب دفتر بفرستند. این کار به منظور انجام آشنایی اولیه و شروع روابط تجاری انجام می‌گیرد. در خواست ملاقات: مراجعه کننده از کاربران در خواست وقت ملاقات می‌کند و کاربر هم در اولین مراجعه به دفترکار خود به آن پاسخ می‌دهد. مخزن فایل عمومی: مراجعه کننده با مراجعه به این بخش می‌تواند فایل‌های به اشتراک گذاشته شده توسط کاربران را مشاهده کند و آنهایی را که اجازه داده شده، دریافت نماید. جستجو کاربرانی که وارد دفاتر شده‌اند برای جستجو نیازی نیست از دفاتر خود خارج شوند یا صفحه دیگری را باز نمایند. کاربران می‌توانند با مراجعه به بخش جستجو از تمام امکاناتی که در صفحه آغازین در اختیار دارند استفاده نمایند. بازگشت